Lawneed

Согласно п. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Следует отметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организациях негосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебную командировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работник отправляется в командировку "за свои", о организация потом возмещает ему понесенные расходы "по факту".

В свою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (как уже упоминалось выше, этот документ не является обязательным при командировках в пределах Республики Беларусь, однако наниматель может ввести правило представления такого отчета своим приказом).

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным суммам.

За нарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачей неизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством Республики Беларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассир юридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведения кассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируются именно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4 до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одного года после наложения указанного административного взыскания, наказывается уже штрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.

В соответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению последнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только если работник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимо помнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.

Приведем пример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь (стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также время отправления поездов условные).

Пример 1

Приказом по организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебную командировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание по командировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г. Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был 17 апреля 2008 г. вечером.

Работнику был выдан денежный аванс из следующего расчета:

- 2 билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего - 60 000 руб.;

- 3 дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. за день, всего - 210 000 руб.;

- суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего - 60 000 руб. (15 000 х 4 дня).

Общая сумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).

Как и планировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока, его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживание у своих родственников.